Le mandat du conseil, dont celui-ci s’acquitte lui-même ou qu’il délègue à l’un de ses sept comités, consiste à superviser la gestion des activités commerciales et des affaires internes de la Canada Vie, et comprend la responsabilité de la planification stratégique, de l’examen des activités d’exploitation et des risques associés aux affaires variées de la Canada Vie, à sa stratégie en matière de facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance, des politiques en matière de communication de l’information, de la supervision des contrôles sur la présentation de l’information financière et des autres contrôles internes, de la gouvernance d’entreprise, de l’orientation et de la formation des administrateurs, de la gestion des talents et de la planification de la relève, de la rémunération et de l’encadrement des membres de la haute direction et de la rémunération et de l’évaluation des administrateurs.
Le mandat principal du comité d’audit consiste à examiner les états financiers de la Canada Vie et les documents d’information publiés qui comportent des renseignements financiers et, à sa discrétion, des renseignements en matière de facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance, et à rendre compte de cet examen au conseil, à acquérir la certitude que des méthodes adéquates sont en place aux fins de l’examen des documents d’information publiés de la Canada Vie comportant des renseignements financiers, à superviser le travail des auditeurs externes et à s’assurer de l’indépendance de ces derniers. Le mandat consiste également à recommander au conseil la nomination ou le retrait de l’actuaire désigné, du chef des services financiers et du chef de l’audit interne, à examiner et à approuver leurs mandats ainsi qu’à évaluer leur rendement, à examiner l’indépendance de chacune des fonctions de surveillance et à en évaluer l’efficacité, de même qu’à examiner et à approuver les structures et les ressources organisationnelles connexes. En outre, le comité d’audit a la responsabilité d’examiner, d’évaluer et d’approuver les contrôles internes mis en œuvre par la direction. Le comité d’audit est tenu de se réunir au moins une fois l’an avec le comité de gestion des risques.
- Siim A. Vanaselja, président
- Deborah J. Barrett
- Robin Bienfait
- Heather E. Conway
- Jake P. Lawrence
Le mandat principal du comité de révision consiste à exiger que la direction adopte des méthodes satisfaisantes aux fins de l’examen et de l’approbation des opérations entre parties apparentées, à examiner et, s’il le juge approprié, à approuver de telles opérations.
- Deborah J. Barrett, présidente
- Michael R. Amend
- Heather E. Conway
- Dhvani D. Shah
Le mandat principal du comité de gouvernance et des mises en candidature consiste à encadrer la démarche en matière de gouvernance de la Société, à recommander au conseil des politiques et des méthodes efficaces en matière de gouvernance, à évaluer l’efficacité du conseil et des comités du conseil ainsi que l’apport de chacun des administrateurs et à recommander au conseil des candidats à l’élection au conseil et à la nomination aux comités du conseil.
- R. Jeffrey Orr, président
- Heather E. Conway
- Marcel R. Coutu
- André Desmarais
- Paul Desmarais fils
- Susan J. McArthur
- T. Timothy Ryan
- Brian E. Walsh
Le mandat principal du comité des ressources humaines consiste à aider le conseil à superviser les questions relatives à la rémunération, à la gestion des compétences et à la planification de la relève. Ce mandat comprend les responsabilités suivantes : approuver la politique de rémunération; examiner la structure des programmes de rémunération principaux; approuver les conditions de rémunération et les programmes d’avantages sociaux ou indirects des hauts dirigeants de la Société; recommander au conseil les conditions de rémunération des administrateurs et du président et chef de la direction. En outre, le comité des ressources humaines a la responsabilité d’examiner les plans de relève du président et chef de la direction et des autres hauts dirigeants, d’examiner les programmes de gestion des compétences et des initiatives prises en la matière et d’examiner les aptitudes à la direction qui sont nécessaires pour permettre à la Société de progresser dans l’atteinte de ses objectifs stratégiques. Le comité des ressources humaines est aussi responsable de l’examen des répercussions des risques qui pourraient découler des politiques et des pratiques en matière de rémunération et des régimes de rémunération de la Société.
- Claude Généreux, président
- Heather E. Conway
- Marcel R. Coutu
- André Desmarais
- Gary A. Doer
- Susan J. McArthur
- R. Jeffrey Orr
- James P. O’Sullivan
- T. Timothy Ryan
- Dhvani D. Shah
- Brian E. Walsh
Le mandat principal du comité des placements consiste à superviser l’ensemble de la stratégie et des activités de la Canada Vie en matière de placement, notamment approuver les politiques et des lignes directrices en matière de placement de la Canada Vie, qui renferme les politiques, normes et procédures de la Canada Vie en matière de placement et de prêts. Il s’assure de la conformité de la Canada Vie avec les politiques et lignes directrices et supervise les activités de la Canada Vie en matière de placement, notamment le placement des fonds de la Canada Vie. De plus, le mandat consiste à examiner et à approuver le programme de placement annuel de la Canada Vie et à surveiller le rendement et les résultats consolidés de la Canada Vie par rapport à ce programme, ainsi qu’à surveiller les risques émergents, les tendances qui se dessinent et les rendements qui sont obtenus sur le marché, ce qui comprend les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance, les enjeux réglementaires et les autres questions pertinentes à l’encadrement de la fonction de placement globale de la Canada Vie.
- Paula B. Madoff, présidente
- Deborah J. Barrett
- Marcel R. Coutu
- Paul Desmarais fils
- Philippe Desmarais
- Claude Généreux
- Susan J. McArthur
- R. Jeffrey Orr
- James P. O’Sullivan
- Dhvani D. Shah
- Brian E. Walsh
Le mandat principal du comité de réassurance est de donner son avis sur les opérations de réassurance de la Compagnie. En outre, le comité est chargé d’examiner et d’approuver les recommandations faites par la direction quant aux politiques applicables en matière de réassurance.
- Brian E. Walsh, président
- Jake P. Lawrence
- Paula B. Madoff
- Paul A. Mahon
- R. Jeffrey Orr
- Dhvani D. Shah
Le mandat principal du comité de gestion des risques consiste à examiner et à recommander au conseil la politique de gestion des risques de l’entreprise (la « politique de gestion des risques ») et le cadre de propension au risque, et à approuver le rapport d’évaluation de la solvabilité et des risques propres à l’entreprise et d’autres politiques et mécanismes de contrôle servant à repérer et à gérer les risques principaux auxquels la Canada Vie est exposée, ce qui inclut les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance, y compris les enjeux liés aux changements climatiques. Le comité de gestion des risques s’assure également de la conformité à la politique de gestion des risques, au cadre de propension au risque et aux politiques et mécanismes de contrôle en matière de gestion des risques de la Canada Vie et évalue leur efficacité. Il examine les risques qui pourraient découler des stratégies commerciales, des programmes d’immobilisations, des plans financiers et des nouvelles initiatives commerciales, et il recommande au conseil un code de conduite pour la Canada Vie et s’assure qu’il est respecté. Ce mandat comprend aussi les responsabilités suivantes : recommander au conseil la nomination ou le retrait du chef de l’évaluation des risques et du chef de la conformité, approuver le mandat de ceux-ci et évaluer leur rendement et l’efficacité des fonctions d’encadrement de la gestion des risques et de la conformité, ainsi qu’examiner et approuver la structure organisationnelle de ces fonctions et les ressources qui y sont affectées. Le comité de gestion des risques doit se réunir avec le comité d’audit et le chef de l’audit interne de la Canada Vie au moins une fois par année.
- Jake P. Lawrence, président
- Michael R. Amend
- Robin Bienfait
- Heather E. Conway
- André Desmarais
- Gary A. Doer
- Jake P. Lawrence
- T. Timothy Ryan
- Siim A. Vanaselja
Liens et présences des administrateurs
La plupart des administrateurs de la Canada Vie sont également des administrateurs de Great-West Lifeco. On peut trouver de plus amples renseignements sur les autres sociétés ouvertes au conseil desquelles les administrateurs de la Canada Vie siègent ainsi que le registre actuel de leur présence à toutes les réunions du conseil et des comités, dans la circulaire de sollicitation de procurations de la direction de la Canada Vie la plus récente.
Description des postes des présidents du conseil
Le conseil a approuvé les descriptions de poste écrites du président du conseil et du président de chacun des comités du conseil.
De manière générale, les responsabilités du président du conseil et du président de chacun des comités du conseil sont les suivantes :
- S’assurer que le conseil ou le comité est en mesure d’assumer ses obligations et responsabilités de manière efficace
- Planifier et organiser les activités du conseil ou du comité
- Voir à ce que les fonctions qui ont été déléguées à un comité soient exécutées et qu’un rapport, au besoin, soit rédigé à cet égard
- Faciliter une interaction efficace avec la direction
- Retenir les services de conseillers externes, au besoin
Orientation et formation continue
Le comité de gouvernance et des mises en candidature est chargé de l’orientation et de la formation des nouveaux administrateurs. Le programme d’orientation a pour but d’aider les administrateurs à comprendre les activités de la Société, le rôle du conseil et des comités du conseil ainsi que l’apport que l’on attend de chacun d’eux.
Au moment où ils se joignent au conseil, tous les nouveaux administrateurs bénéficient d’une orientation complète dans le cadre de laquelle ils obtiennent les renseignements nécessaires pour comprendre les activités de la Société. Le processus d’orientation est conçu de manière à leur permettre de comprendre, entre autres, la structure, la culture et la stratégie de la Société, la nature et le fonctionnement de ses activités commerciales ainsi que le rôle du conseil et de ses comités. Les nouveaux administrateurs reçoivent des documents d’orientation qui comprennent les suivants :
- La structure du conseil et de ses comités, y compris les chartes et les descriptions de poste
- Le cadre juridique qui régit l’entreprise, y compris les règlements administratifs et les statuts de constitution
- La structure organisationnelle de la direction
- Les plans stratégiques et financiers et les programmes d’immobilisations en cours
- Les responsabilités des fonctions d’encadrement (actuariat, conformité, finances, audit interne et gestion des risques)
- Les politiques approuvées par le conseil, y compris le code de conduite et la politique relative aux opérations d’initiés
- Les documents d’information publiés, y compris le rapport annuel et la circulaire de sollicitation de procurations de la direction
- L’ordre du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités tenues au cours des années précédentes
Les nouveaux administrateurs rencontrent les responsables de toutes les unités d’exploitation et fonctions du siège social afin de se renseigner sur l’ensemble des activités que la Société exerce. On leur donne également l’occasion de rencontrer d’autres membres de la direction, le président du conseil et les présidents des comités du conseil.
Le comité de gouvernance et des mises en candidature est aussi responsable de la formation et du perfectionnement continus des administrateurs. Le programme de perfectionnement continu est conçu de façon à permettre aux administrateurs de se tenir au courant des faits nouveaux en matière de réglementation, des initiatives prises sur le plan commercial, des risques et de la gestion des risques, des nouveaux produits et des autres questions importantes ayant une incidence sur l’exploitation de la Société.
Les administrateurs établissent leurs propres besoins en matière de formation continue en discutant avec les membres de la direction, du conseil et des comités du conseil. Ils peuvent aussi consulter les procès-verbaux des réunions des comités auxquels ils ne siègent pas. En outre, des soupers-conférences sont organisés parallèlement aux réunions régulières du conseil, donnant ainsi aux administrateurs une occasion supplémentaire de discuter des questions qui relèvent du conseil et de promouvoir la réalisation des objectifs en matière de gouvernance de la Société au moyen du renforcement des liens de travail entre les administrateurs et les membres de la direction principale. Les administrateurs assistent à des exposés sur les activités de la Société à divers moments au cours de l’exercice et à des séances de formation continue portant, par exemple, sur les sujets suivants :
- Les faits nouveaux en matière de réglementation ainsi que les questions de gouvernance et les nouvelles tendances en la matière
- Le cadre de propension au risque de la Société et la gestion des risques en question, les secteurs d’activité clés, les normes internationales d’information financière (y compris la norme 17, intitulée Contrats d’assurance), la gestion des immobilisations, les nouvelles mesures prises sur le plan de la technologie et la cybersécurité, les changements survenus sur les marchés des capitaux et dans la réglementation (y compris le Test de suffisance du capital des sociétés d’assurance-vie) et la réassurance
La Société a mis sur pied un portail électronique sécuritaire à leur intention. Ils peuvent y trouver une vaste gamme de documents d’orientation et de perfectionnement continu, y compris des documents relatifs à la gouvernance, les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités, les chartes du conseil et de ses comités et les descriptions de poste, des aperçus des unités d’exploitation principales et les politiques approuvées par le conseil.
En outre, les administrateurs bénéficient de recommandations de lecture et on les incite à tirer parti des ressources d’éducation internes et externes, y compris assister à des congrès et à des séminaires portant sur des sujets d’intérêt pertinents, aux frais de la Société.
Planification stratégique
Le conseil approuve et encadre le plan d’affaires et la stratégie commerciale à court et à long terme et les initiatives stratégiques importantes de la Société. Il examine, de concert avec les membres de la direction, la stratégie de la Société, y compris les plans stratégiques, dans le cadre d’une réunion annuelle de deux jours.
Le conseil discute régulièrement des questions, des possibilités et des défis stratégiques clés, examine les progrès réalisés dans l’exécution des stratégies et donne des directives quant aux priorités à privilégier. La politique de gestion des risques et le cadre de propension au risque font partie intégrante des plans stratégiques de la Société et orientent l’élaboration de stratégies dans le cadre de la séance de planification stratégique annuelle. Les observations et le point de vue du conseil sont intégrés au plan stratégique de la Société, dont le conseil examine et approuve la version mise à jour chaque année.