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Structure de conseil

Conseil d’administration et comités du conseil

Le mandat du conseil, dont celui ci s’acquitte lui même ou qu’il délègue à ses six comités, consiste à encadrer la gestion des activités commerciales et des affaires internes de la Société et comprend la responsabilité de la planification stratégique, de l’examen des activités, y compris les risques susceptibles de découler des activités diverses de la Société, des politiques en matière de communication de l’information, de la supervision des contrôles sur la présentation de l’information financière et des autres contrôles internes, de la gouvernance, de l’orientation et de la formation des administrateurs, de la gestion des compétences et de la planification de la relève, de la rémunération et de l’encadrement des membres de la direction principale ainsi que de la rémunération et de l’évaluation des administrateurs.

Liens et présences des administrateurs

Tous les administrateurs de la Canada-Vie sont également administrateurs de la Great-West et de la London Life et la plupart d’entre eux sont également administrateurs de Great-West Lifeco.  On peut trouver de plus amples renseignements sur les autres sociétés ouvertes au conseil desquelles les administrateurs de la Canada-Vie siègent ainsi que le registre actuel de leur présence à toutes les réunions du conseil et des comités, dans la circulaire de sollicitation de procurations de la directionS’ouvre dans une nouvelle fenêtre de la Canada-Vie la plus récente.

Description des postes des présidents du conseil

Le conseil a approuvé les descriptions de poste écrites du président du conseil et du président de chacun des comités du conseil.

De manière générale, les responsabilités du président du conseil et du président de chacun des comités du conseil sont les suivantes :

  • S’assurer que le conseil ou le comité est en mesure d’assumer ses obligations et responsabilités de manière efficace
  • Planifier et organiser les activités du conseil ou du comité
  • Voir à ce que les fonctions qui ont été déléguées à un comité soient exécutées et qu’un rapport, au besoin, soit rédigé à cet égard
  • Faciliter une interaction efficace avec la direction
  • Retenir les services de conseillers externes, au besoin

Orientation et formation continue

Le comité de gouvernance et des mises en candidature est chargé de l’orientation et de la formation des nouveaux administrateurs. Le programme d’orientation a pour but d’aider les administrateurs à comprendre les activités de la Société, le rôle du conseil et des comités du conseil ainsi que l’apport que l’on attend de chacun d’eux.

Au moment où ils se joignent au conseil, tous les nouveaux administrateurs bénéficient d’une orientation complète dans le cadre de laquelle (i) ils obtiennent les renseignements nécessaires pour comprendre le secteur financier et le fonctionnement du conseil, (ii) ils obtiennent des renseignements sur l’historique de la Société et les enjeux avec lesquels elle doit composer et les occasions d’affaires qui se présentent à elle et (iii) ils peuvent se familiariser avec leurs nouvelles fonctions. Le processus d’orientation est conçu de manière à leur permettre de comprendre la structure, la culture et la stratégie de la Société, la nature et le fonctionnement de ses activités commerciales ainsi que le rôle du conseil et de ses comités. Les nouveaux administrateurs reçoivent des documents d’orientation qui comprennent les suivants :

  • la structure du conseil et de ses comités, y compris les chartes et les descriptions de poste;
  • le cadre juridique qui régit l’entreprise, y compris les règlements administratifs et les statuts de constitution;
  • la structure organisationnelle de la direction;
  • les plans stratégiques et financiers et les programmes d’immobilisations en cours;
  • les responsabilités des fonctions d’encadrement (actuariat, conformité, finances, audit interne et gestion des risques);
  • les politiques approuvées par le conseil, y compris le code de conduite et la politique relative aux opérations d’initiés;
  • les documents d’information publiés, y compris le rapport annuel et la circulaire de sollicitation de procurations de la direction;
  • l’ordre du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités tenues au cours des années précédentes.

Les nouveaux administrateurs rencontrent les responsables de toutes les unités d’exploitation et fonctions du siège social afin de se renseigner sur l’ensemble des activités que la Société exerce. On leur donne également l’occasion de rencontrer d’autres membres de la direction, le président du conseil et les présidents des comités du conseil.

Le comité de gouvernance et des mises en candidature est aussi responsable de la formation et du perfectionnement continus des administrateurs. Le programme de perfectionnement continu est conçu de façon à permettre aux administrateurs de se tenir au courant des faits nouveaux en matière de réglementation, des initiatives prises sur le plan commercial, des risques et de la gestion des risques, des nouveaux produits et des autres questions importantes ayant une incidence sur l’exploitation de la Société.

Les administrateurs établissent leurs propres besoins en matière de formation continue en discutant avec les membres de la direction, du conseil et des comités du conseil. Ils peuvent aussi consulter les procès-verbaux des réunions des comités auxquels ils ne siègent pas. En outre, des soupers-conférences sont organisés parallèlement aux réunions régulières du conseil, donnant ainsi aux administrateurs une occasion supplémentaire de discuter des questions qui relèvent du conseil et de promouvoir la réalisation des objectifs en matière de gouvernance de la Société au moyen du renforcement des liens de travail entre les administrateurs et les membres de la direction principale. Les administrateurs assistent à des exposés sur les activités de la Société à divers moments au cours de l’exercice et à des séances de formation continue portant, par exemple, sur les sujets suivants :

  • les faits nouveaux en matière de réglementation ainsi que les questions de gouvernance et les nouvelles tendances en la matière;
  • le cadre de propension au risque de la Société et la gestion des risques en question, les secteurs d’activité clés, les normes internationales d’information financière (y compris la norme 17, intitulée Contrats d’assurance), la gestion des immobilisations, les nouvelles mesures prises sur le plan de la technologie et la cybersécurité, les changements survenus sur les marchés des capitaux et dans la réglementation (y compris le Test de suffisance du capital des sociétés d’assurance-vie) et la réassurance.

Afin que les administrateurs reçoivent à temps les renseignements dont ils ont besoin, la Société a mis sur pied un portail électronique sécuritaire à leur intention. Ils peuvent y trouver une vaste gamme de documents d’orientation et de perfectionnement continu, y compris des documents relatifs à la gouvernance, les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités, les chartes du conseil et de ses comités et les descriptions de poste, des aperçus des unités d’exploitation principales et les politiques approuvées par le conseil.

En outre, les administrateurs bénéficient de recommandations de lecture et on les incite à tirer parti des ressources d’éducation externes, y compris assister à des congrès et à des séminaires portant sur des sujets d’intérêt pertinents, aux frais de la Société. Un certain nombre d’administrateurs participent à des séances de formation au Royaume-Uni et en Irlande.

Planification stratégique

Le conseil approuve et encadre le plan d’affaires et la stratégie commerciale à court et à long terme et les initiatives stratégiques importantes de la Société. Il examine, de concert avec les membres de la direction, la stratégie de la Société, y compris les plans stratégiques, dans le cadre d’une réunion annuelle de deux jours.

Le conseil discute régulièrement des questions, des possibilités et des défis stratégiques clés, examine les progrès réalisés dans l’exécution des stratégies et donne des directives quant aux priorités à privilégier. La politique de gestion des risques et le cadre de propension au risque font partie intégrante des plans stratégiques de la Société et orientent l’élaboration de stratégies dans le cadre de la séance de planification stratégique annuelle. Les observations et le point de vue du conseil sont intégrés au plan stratégique de la Société, dont le conseil examine et approuve la version mise à jour chaque année.