Comment savoir que le moment est venu d’embaucher votre premier employé?
C’est fait. Vous avez franchi le pas et démarré votre propre entreprise. Les affaires roulent depuis un certain temps et tout va bien – si bien, en fait, que vous songez peut-être à embaucher quelqu’un pour vous prêter main-forte et vous aider à faire croître vos affaires. Le moment est venu d’embaucher votre premier employé.
C’est une période à tout le moins emballante, mais comme pour toute décision dans la vie, il y a beaucoup de choses à prendre en considération. Avant d’afficher le poste, ce serait une bonne idée de parcourir notre guide d’embauche de votre premier employé.
Le rôle potentiel
Par où commencer? La meilleure façon de commencer, c’est de définir un rôle potentiel en conservant une liste des tâches qui doivent être effectuées tous les jours, toutes les semaines, tous les mois et même une fois l’an et du temps nécessaire pour les exécuter.
N’oubliez pas de songer aux projets à venir qui nécessitent des compétences particulières ainsi qu’au travail qu’un employé potentiel peut effectuer tout au long de la semaine lorsque les projets confiés sont terminés. Lorsque cette liste de tâches représente au moins 10 à 20 heures par semaine, c’est une bonne indication que le moment est venu d’embaucher votre premier employé.
Quant à savoir ce que comporte l’embauche d’un employé, il y a trois aspects importants à considérer : ce que vous y gagnez (comme employeur), ce que lui (l’employé) peut en tirer et les tâches d’ordre juridique et administratif nécessaires pour concrétiser l’embauche.
Qu’est-ce que vous y gagnez, comme employeur?
Quel que soit votre secteur d’activités ou votre industrie, lorsque vous exploitez votre propre entreprise et que votre croissance est telle que vous avez besoin de quelqu’un avec qui partager la charge de travail, c’est bon signe. Cela signifie que votre entreprise se porte bien et qu’elle croît, ce qui correspond exactement à votre objectif. Félicitations!
À part l’aide supplémentaire pour exploiter votre entreprise au jour le jour, il existe d’autres excellentes raisons de faire croître votre entreprise en embauchant votre premier employé.
- Le fait d’avoir un employé vous permettra non seulement d’avoir plus de temps à consacrer aux objectifs établis pour votre entreprise, mais aussi à déléguer certaines des tâches plus chronophages, ce qui pourrait contribuer à réduire votre charge mentale. L’allègement de votre charge de travail favorisera l’atteinte d’un meilleur équilibre travail-vie personnelle – vous aurez plus de temps à votre disposition, ce qui pourrait réduire le stress associé au sentiment de devoir tout faire et, du même coup, améliorer votre santé mentale et votre bien-être global.
- Diversifiez vos façons de voir – le fait d’avoir d’autres perspectives lorsque vous échangez des idées ou que le statu quo est remis en question pourrait vous inspirer à penser différemment.
- Cela vous aidera à penser à des façons de faire croître votre entreprise que vous n’aviez pas considérées.
- Avoir un collègue vous offre l’interaction qui vous a peut-être manqué du fait d’être seul. C’est génial d’avoir quelqu’un qui connaît bien votre entreprise afin de discuter et d’échanger des idées. L’embauche d’un employé fournit du soutien non seulement à l’entreprise elle-même, mais aussi à vous, le propriétaire d’entreprise. Nous avons tous besoin de soutien.
- Vous donnez ainsi à quelqu’un qui fait ses débuts dans l’industrie l’occasion d’apprendre et d’acquérir de l’expérience dans le domaine. Sans compter que vous pouvez également jouer un rôle de mentor, ce qui est merveilleux autant pour l’employé que pour vous.
Et l’employé, qu’est-ce qu’il peut en retirer?
Nous vivons dans un marché concurrentiel et, en tant que propriétaire de votre entreprise, vous voudrez vous assurer d’offrir à un candidat une offre intéressante qui, on le souhaite, l’incitera à demeurer à votre service pendant de nombreuses années. Voici quelques éléments à prendre en considération au moment de créer le poste de votre premier employé.
Rémunération
Songez à la façon dont vous pouvez rivaliser avec les autres compagnies en matière de salaire – faites des recherches sur les postes semblables dans la région pour comprendre les moyennes salariales, etc.
Un programme d’avantages sociaux est considéré comme un avantage faisant partie de la rémunération globale de l’employé. L’assurance maladie et l’assurance dentaire ainsi que l’assurance médicaments sur ordonnance constituent le strict minimum offert par la plupart des employeurs.
En plus de ces assurances, il y a d’autres choses que vous pourriez songer à inclure dans votre programme d’avantages sociaux qui pourrait rendre votre entreprise plus attrayante que vos concurrents.
Songez à offrir des avantages comme les suivants :
- Abonnement à un centre de mise en forme
- Régimes souples permettant aux employés de choisir à quels avantages affecter les sommes allouées comparativement à un régime standard où certains services pourraient ne pas être utilisés
- Des à-côtés ou des rabais
- Télétravail / lieu de travail éloigné / modèle hybride
- Milieu de travail convivial et inclusif offrant, par exemple, la possibilité d’écouter de la musique pendant les heures de travail, une tenue vestimentaire décontractée, des heures flexibles, etc.
- Congé parental prolongé
- Congés payés pour faire du bénévolat
- Régime de retraite (incluant possiblement une cotisation de contrepartie)
- Programme de mieux-être couvrant les soins de santé et les activités
- Assurance vie
- Bourses d’études
- Activités de consolidation d’équipe, comme des événements, des célébrations en groupe, etc.
- Aide à l’obtention d’un prêt étudiant – ce qui pourrait être particulièrement intéressant pour les nouveaux diplômés
- Objectifs
- À part la rémunération, un autre élément clé qu’un employé potentiel pourrait trouver intéressant dans une offre, c’est la possibilité de réaliser certains objectifs, comme l’acquisition d’une compétence ou l’apprentissage du fonctionnement d’une plateforme, le fait de travailler avec d’autres mentors dans le secteur, etc. Quelques points à prendre en considération :
- Comment aiderez-vous votre employé à atteindre ses objectifs – qu’il s’agisse d’avancer dans sa carrière ou d’apprendre de nouvelles compétences?
- Innovation/créativité – Laissez l’employé s’exprimer. Sa façon novatrice d’aborder la résolution de problèmes, à laquelle vous (le propriétaire) n’auriez pas pensé, pourrait vous permettre de voir les choses différemment ou vous faire découvrir un nouveau point de vue sur certains enjeux.
Considérations d’ordre juridique et administratif
Les aspects juridiques liés à l’embauche d’un employé n’ont pas à vous intimider. Il suffit de remplir quelques formulaires et de se conformer à certaines réglementations gouvernementales.
Si vous êtes un propriétaire d’entreprise et que vous n’avez jamais procédé à une embauche auparavant, il est fortement recommandé de retenir les services d’un avocat spécialisé dans le droit du travail.
Compte tenu du nombre important de détails et de contingences, il est bon de travailler avec quelqu’un qui pourra non seulement vous guider et vous aider à prendre des décisions sur le type d’employé à embaucher, mais aussi vous épauler tout au long du processus de mise en place d’un point de vue juridique.
L’avocat pourra aussi vous aider à rédiger un contrat (si la personne embauchée est un contractuel ou un pigiste) et intervenir lors de la négociation du contrat.
Il y a d’importantes mesures à prendre pour l’embauche conforme aux lois d’un nouvel employé à temps plein au Canada.
Afin d’établir un compte de retenues sur la paye, vous aurez besoin d’un numéro d’entreprise. Si vous n’en avez pas encore un, vous devez présenter une demande de numéro d’entreprise. Vous devrez remplir un formulaire RC1Ouvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre.
Assurez-vous d’obtenir le numéro d’assurance sociale de l’employé.
Prenez connaissance des lois du travail de votre territoire, y compris :
- L’âge minimal requis pour travailler au Canada (dans votre territoire)
- La réglementation sur les salaires
- Le nombre d’heures de travail par semaine
- Le traitement juste et équitable
Vous trouverez ces renseignements au niveau fédéralOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre et provincialOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre dans les sites Web gouvernementaux (celui de l’Ontario est utilisé ici à titre d’exemple).
En tant que propriétaire d’entreprise, vous devrez avoir consulté votre organisme provincial (Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) ou Commission des accidents du travail (CAT)) pour savoir ce qu’il est obligatoire de mettre en place et ce qui ne l’est pas. Tout dépendra du type d’industrie auquel appartient votre entreprise – assurance, services de garde privés, clubs, salons de coiffure, etc.
Prenez connaissance des règles et des règlements sur la santé et la sécurité ainsi que des objectifs de la Loi sur la santé et la sécurité au travailOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre et de la Loi sur les normes d’emploiOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre, dont il existe une version dans chaque province et territoire au Canada. Ces lois définissent les règles sur ce qui suit, notamment :
- Rémunération des heures supplémentaires
- Salaire minimum
- Horaire de travail
- Jours de vacances payés
- Cessation d’emploi
- Jours fériés
Affichage du poste et publication de l’offre d’emploi
Premièrement, puisqu’il s’agit d’un élément essentiel dans la création de la description du poste, pensez à ce qui a le plus de sens pour votre entreprise et vos besoins. Il pourrait s’agir d’un employé permanent, d’un employé permanent à temps partiel, d’un employé contractuel ou d’un pigiste.
Réfléchissez aux avantages et inconvénientsOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre < en anglais seulement > de chacun d’eux, tout en étant conscient que l’embauche de tout employé comporte des coûts en sus du salaire versé. Vous devez penser aux dépenses comme les taxes et impôts, les cotisations au régime d’indemnisation des accidentés du travail, l’équipement, le poste de travail et les avantages sociaux.
L’embauche d’un employé contractuel pour un projet en particulier entraîne peu de coûts indirects, comparativement à un employé à temps plein. Toutefois, un employé permanent pourrait développer un sens aigu de loyauté envers la compagnie, une volonté de s’investir dans votre entreprise, un engagement à long terme dans votre vision.
De plus, si vous envisagez d’embaucher un employé contractuel ou un pigiste, assurez-vous d’effectuer une recherche sur les processus juridiques en jeu et les règles qui s’appliquent selon le type d’employé contractuel embauché. Par exemple, la façon dont la paye est établie diffère si l’employé contractuel est constitué en société.
Une fois que vous avez décidé quel type d’emploi vous allez offrir, créez une description de poste convaincante. Plus votre description de poste se démarquera, mieux ce sera, surtout dans le cas d’une petite entreprise.
Assurez-vous que la description des fonctions soit inspirante et concise et de donner une indication exacte des tâches à accomplir. Il pourrait même être judicieux d’expliquer que vous embauchez un employé pour la première fois et d’indiquer à quel point vous êtes enthousiaste de faire croître votre entreprise.
Pour vous aider à trouver le meilleur candidat pour le poste à pourvoir, assurez-vous d’inclure les éléments suivants dans la description de poste :
- Titre de poste exact
- Vue d’ensemble de votre entreprise
- Énoncé sur les valeurs de votre entreprise
- Fonctions et responsabilités clés du poste
- Compétences exigées et souhaitables
- Avantages sociaux et avantages accessoires
Il est également important de penser à la façon dont l’affichage du poste sera effectué et par qui – Envisagez-vous de l’afficher sur des sites d’emploi? Des plateformes de médias sociaux? Le site Web de votre entreprise?
Et finalement, qui gérera la durée de l’affichage? Si c’est vous qui allez la gérer, assurez-vous d’avoir le temps d’effectuer l’entretien administratif général et de prévoir le temps d’entrevue dans votre horaire pour la durée du processus de recrutement.
Processus relatif à l’entrevue
Avant même de faire passer l’entrevue, il est important de considérer que même si un candidat potentiel semble répondre à tous vos critères et être la personne idéale pour le poste à pourvoir, il pourrait être utile d’avoir un entretien de cinq minutes au téléphone avant l’entrevue. Cela pourrait contribuer à éliminer le besoin d’effectuer une entrevue plus formelle, qui prend plus de temps.
C’est possible en posant simplement quelques questions, comme : pourquoi cet emploi vous intéresse-t-il? Vous pourriez également poser des questions pointues sur des valeurs de base qui ont de l’importance pour vous et votre philosophie d’affaires. Par exemple, si une de vos valeurs en tant qu’employeur est de créer un environnement de travail où règne la joie, vous pourriez demander ce qui lui apporte de la joie.
Une fois que vous aurez réduit le bassin de candidats au moyen des entretiens téléphoniques, vous pourrez passer aux entrevues officielles. Voici un cadre général pour vous aider à vous lancer.
Emplois antérieurs
Posez des questions ouvertes sur les compétences du candidat par rapport au poste à combler. Assurez-vous de parcourir son CV pour avoir une idée de son expérience. Une bonne question à poser serait : « Pourquoi avez-vous quitté votre poste actuel/précédent? » C’est une bonne façon de découvrir ce qui motive réellement le candidat.
Sensibilisation
Demandez au candidat de relater une expérience de travail antérieure qu’il a trouvée exigeante et comment il s’en est sorti. L’important ici est de se faire une idée des compétences en résolution de problèmes du candidat, et aussi, de manière plus large, de sa volonté d’apprendre de ses erreurs et de recevoir de la rétroaction constructive, et puis d’établir un plan d’action.
Stress
Chaque industrie et champ professionnel engendre son lot de stress, et à l’image des gens composant avec ces stress, les stratégies d’adaptation au stress sont tout aussi variées. Posez-lui des questions sur la pression vécue dans le cadre de fonctions antérieures et, surtout, comment il a géré la situation.
Organisation
Une des compétences généralement admises comme étant nécessaires pour réussir dans presque tout emploi est la capacité de mener plusieurs tâches de front. Le but de cette question est d’évaluer la capacité du candidat à gérer son temps efficacement et son engagement à y parvenir.
Rendement
Il est toujours bon de demander au candidat de préciser ses réalisations antérieures, surtout celles qui sont pertinentes dans le cadre du poste pour lequel il passe l’entrevue.
Esprit d’équipe
Il va sans dire que, de nos jours, la capacité de bien travailler en équipe est une qualité essentielle.
Essayez d’obtenir des exemples de sa façon de travailler avec les autres – peut-être est-il le genre d’employé à écouter tranquillement, et qui a besoin de temps pour traiter ses idées avant d’en faire part à l’ensemble du groupe.
Ou peut-être est-il un collaborateur naturel chez qui les meilleures idées surgissent dans le feu de la discussion avec ses collègues. Ou encore, peut-être que sa zone de confort se situe entre les deux.
Faites-vous une bonne idée de la manière dont votre candidat perçoit sa façon de travailler en équipe, de sorte que, s’il obtient l’emploi, vous saurez à quoi vous attendre.
Communication
La communication est non verbale à près de 93 %Ouvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre < en anglais seulement >. Pendant l’entrevue, ne manquez pas de porter attention à ces indices non verbaux pour avoir une impression globale du candidat. Des éléments comme sa façon de se présenter et de parler, son niveau de confort avec de nouvelles personnes et de nouveaux environnements. Que l’entrevue soit effectuée en personne ou par chat vidéo, il est important de noter la façon de communiquer du candidat en général.
Leadership
Que l’emploi postulé par le candidat que vous passez en entrevue soit pour un poste de leadership, ou que vous cherchiez simplement à connaître son style de leadership ou ses compétences à cet égard, il vaut la peine de poser ce type de questions. Et surtout, il est avantageux pour vous, en tant que propriétaire d’entreprise, de lui demander de relater des moments dans sa carrière où il a apporté une nouvelle idée ou façon de faire les choses, surtout si cela s’est traduit par des gains d’efficacité ou des réductions de coûts.
Motivation
Une des questions les plus importantes à poser à un candidat est tout simplement la suivante : pourquoi souhaite-t-il obtenir l’emploi? Qu’est-ce qui le motive? Quels sont certains de ses objectifs à court et à long terme? À quoi accorde-t-il de l’importance au travail, dans une entreprise, dans la vie? Les réponses à ce genre de questions peuvent en dire long sur la personne avec qui, potentiellement, vous travaillerez en étroite collaboration. Il est donc important de poser des questions à ce sujet.
Derniers points
N’oubliez pas que la compatibilité est souvent plus importante que des compétences ou de l’expérience précises. À long terme, il vaut mieux travailler avec des gens avec qui vous pouvez vous entendre, et vice versa. Les compétences spécialisées, comme l’apprentissage d’une plateforme ou d’un système en particulier, la compréhension du flux des travaux de votre entreprise ou le fait d’être une personne avec qui vous et votre entreprise vous alignez finissent par être de meilleurs indicateurs d’emploi à long terme.
L’embauche des bonnes personnes, avec qui vous pourrez collaborer, contribue à tisser des liens étroits, utiles et de confiance. Alors, il ne faut pas négliger les qualités moins évidentes chez un candidat; il faut plutôt se tourner vers des personnes compatibles avec vous et votre entreprise et qui auront simplement besoin de formation pour réussir au sein de votre organisation.